¿Qué es el registro de actividades de tratamiento?
Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los responsables (y encargados) del tratamiento de datos personales están obligados a llevar un registro detallado de todas las actividades de tratamiento realizadas bajo su responsabilidad.
El registro de actividades de tratamiento es una herramienta (obligatorio en ciertos casos, pero recomendable para todas las organizaciones) que permite a las organizaciones a demostrar que sus actividades de tratamiento son conformes con la normativa.
Este registro permite documentar de forma estructurada todas las actividades de tratamiento de datos personales que lleva a cabo una organización, proporcionando una visión completa de qué datos se tratan, con qué finalidad, por cuánto tiempo, y quiénes tienen acceso a ellos.
Información obligatoria
El registro de actividades de tratamiento deberá incluir la información especificada en el artículo 30 del RGPD. Los elementos que debe contener son los siguientes:
Para los responsables del tratamiento:
- El nombre y los datos de contacto del responsable del tratamiento, del corresponsable (si procede), del representante del responsable y del delegado de protección de datos (DPD).
- Los fines del tratamiento.
- Una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales tratados.
- Las categorías de destinatarios a quienes se han comunicado o se comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales.
- En su caso, las transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales, incluyendo la identificación de dichos países u organizaciones y, si se aplican las excepciones del artículo 49(1), párrafo segundo, la documentación de las garantías adecuadas.
- Siempre que sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos.
- Cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad implementadas, conforme a lo dispuesto en el artículo 32(1).
Para los encargados del tratamiento:
- El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados del tratamiento, así como de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado, y, si corresponde, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
- Las categorías de tratamientos realizados en nombre de cada responsable.
- En su caso, las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales, incluyendo la identificación de dichos países u organizaciones y, si se aplican las excepciones del artículo 49(1), párrafo segundo, la documentación de las garantías adecuadas.
- Siempre que sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad implementadas, conforme a lo dispuesto en el artículo 32(1).
Información adicional recomendada
Para reflejar mejor la realidad de las actividades de tratamiento, se recomienda incluir información adicional:
1. Denominación
Debe permitir una fácil identificación del tratamiento, pudiendo referirse directamente a la finalidad principal (e.g., “Nóminas”, “Newsletters”). En organizaciones con muchas actividades, se puede añadir un identificador o código alfanumérico.
2. Base jurídica
Indicar la base jurídica que legitima el tratamiento:
-
- Consentimiento: Forma de obtención del consentimiento.
- Relación contractual o medidas precontractuales: Referencia al tipo de contrato.
- Obligación legal: La norma y el artículo que impone la obligación.
- Interés público o poderes públicos: La norma y el artículo correspondiente.
- Intereses legítimos: Detallar los intereses específicos.
3. Procedencia de los datos
Especificar de dónde proceden los datos personales:
- Del propio interesado o su representante.
- De otras personas físicas.
- De registros públicos.
- De entidades privadas.
- De administraciones públicas.
4. Procedimiento de recogida
Concretar el medio utilizado para recoger los datos personales:
- Formularios en papel.
- Formularios web.
- Encuestas.
- Entrevistas telefónicas.
- Cookies.
- Videovigilancia.
- GPS.
5. Encargados del tratamiento
Incluir la denominación social y datos de contacto de los encargados, y hacer referencia a los contratos de tratamiento.
6. Evaluación de impacto
Indicar si se ha realizado una evaluación de impacto y, de ser así, dónde se ubica el informe. Si no es necesario, especificar los motivos.
7. Tecnologías
Identificar las tecnologías más relevantes utilizadas en el tratamiento de los datos:
- Recogida/Captura: Formularios, encuestas, cookies, etc.
- Almacenamiento: Red local, nube, dispositivos móviles.
- Uso/Tratamiento: Programas ofimáticos, CRM, aplicaciones web.
- Comunicación/Transferencia: Correo electrónico, servidores FTP.
- Destrucción: Destrucción física, desmagnetización.
8. Accountability
Referenciar todos los protocolos, políticas y documentos relacionados con la actividad de tratamiento:
- Políticas de privacidad.
- Documentos de obtención de consentimiento.
- Medidas de seguridad y protección de datos desde el diseño y por defecto.
- Política de conservación de datos.
- Procedimiento de notificación de violaciones de seguridad.
- Contratos de tratamiento.
- Autorizaciones o consultas a la autoridad de control.
Conclusión
Añadir esta información adicional no debería representar un esfuerzo significativo para los responsables del tratamiento que ya han realizado un análisis de riesgos detallado. Un registro de actividades de tratamiento preciso y detallado facilita el cumplimiento del principio de responsabilidad proactiva y demuestra un compromiso con la protección de datos personales.
Para más información o asesoría sobre la adecuación a la normativa de protección de datos, contacte los abogados especializados en protección de datos de Auferil escribiendo al info@auferil.es o vía WhatsApp a través del (+34) 676.351.757.