El proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD efectivo es esencial para cualquier organización que maneje datos personales. En este artículo, analizaremos cómo las empresas pueden evaluar si su proceso de adecuación es efectivo o meramente formal, ofreciendo una guía práctica para mejorar su cumplimiento normativo en protección de datos.
Proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD efectivo: Evaluación inicial
Este artículo propone una serie de preguntas clave para que las organizaciones evalúen si su proceso de adecuación al RGPD y a la LOPD-GDD ha sido práctico y efectivo o si se trata de una adecuación meramente formal. Estas preguntas no son exhaustivas, pero sirven como guía para mejorar los programas de cumplimiento normativo en materia de protección de datos.
Fomentar una cultura corporativa de protección de datos
El cumplimiento normativo no debe limitarse a la creación de documentos formales, sino que debe integrarse en la cultura de la organización.
- ¿Impulsa la alta dirección una cultura de cumplimiento en protección de datos?
- ¿Se realizan regularmente acciones de comunicación, formación y sensibilización en esta materia?
- ¿Se incluyen principios de protección de datos en los welcome packs o acuerdos comerciales?
- ¿Se han difundido internamente las medidas disciplinarias por incumplimiento?
- ¿Se consideran los esfuerzos en protección de datos para ascensos o incrementos salariales?
Enfoque basado en el riesgo en el proceso de adecuación
La gestión del cumplimiento debe realizarse con un enfoque basado en el riesgo, asignando recursos a áreas de mayor riesgo.
- ¿Se utiliza una metodología específica para la gestión de riesgos en protección de datos?
- ¿Se cuenta con toda la información sobre la organización para identificar y gestionar riesgos?
- ¿Se identifican y evalúan todas las fuentes y áreas de posible incumplimiento?
- ¿Se considera el impacto en derechos y libertades, además de las sanciones?
- ¿Comprenden las unidades de negocio sus riesgos y responsabilidades?
- ¿Se ha documentado el apetito por el riesgo de la organización?
- ¿Se asignan respuestas y controles a cada riesgo identificado?
- ¿Se revisa periódicamente la efectividad de los controles?
Implementación de políticas y procedimientos para un cumplimiento efectivo
Las políticas y procedimientos internos deben prevenir riesgos y ser aprobados por la alta dirección.
- ¿Forman parte de un sistema normativo estructurado?
- ¿Se ha definido un procedimiento de gestión y revisión de normas internas?
- ¿Se comunican y difunden adecuadamente las normas internas?
- ¿Se realizan acciones de formación sobre las políticas existentes?
- ¿Son accesibles y comprensibles para todos los empleados?
- ¿Se actualizan proactivamente ante cambios legislativos?
- ¿Están integradas en los procesos de negocio diarios?
- ¿Existe un plan de monitorización del cumplimiento?
Comunicación, formación y sensibilización en protección de datos
La comunicación efectiva y la formación continua son fundamentales para el proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD efectivo.
- ¿Existen canales específicos de comunicación en protección de datos?
- ¿Contribuyen a la actuación del Delegado de Protección de Datos?
- ¿Permiten la comunicación vertical, horizontal e interna/externa?
- ¿Se cuenta con un plan de formación en protección de datos?
- ¿Se ofrece formación presencial y online?
- ¿Se adaptan las formaciones a las necesidades de cada área?
- ¿Se mide la efectividad de la formación?
Monitorización del proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD
El proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD debe ser monitoreado para garantizar su efectividad y la actualización continua de las medidas de cumplimiento normativo.
- ¿Cuenta la organización con un sistema de control interno de riesgos?
- ¿Se ha documentado la estructura de control y las responsabilidades?
- ¿Se realizan reuniones regulares entre las personas que ejercen funciones de control?
- ¿Existen procedimientos de monitorización internos definidos y ejecutados?
- ¿Se han hecho seguimientos de las deficiencias y medidas correctoras?
El proceso de adecuación al RGPD y a la LOPD-GDD debe ser un esfuerzo continuo que integre la protección de datos en la cultura y operaciones diarias de la organización. Evaluar y mejorar continuamente el cumplimiento normativo asegura una gestión lícita y ética de los datos personales, protegiendo los derechos y libertades de las personas.
Para asesoría sobre un proceso de adecuación al RGPD y LOPD-GDD efectivo, contacte con los abogados especializados de Auferil escribiendo a info@auferil.es o vía WhatsApp a través del (+34) 676.351.757.