El cumplimiento del RGPD no debe considerarse únicamente como una herramienta para evitar sanciones. Las empresas, además de arriesgarse a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su facturación, pueden sufrir daños a su reputación y pérdidas económicas.
Para evitar estas consecuencias negativas, tanto las empresas como los autónomos, sin importar su tamaño, deben tomar medidas para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. La evaluación jurídica inicial es el primer paso para lograr un cumplimiento efectivo.
¿Qué es una evaluación jurídica inicial de protección de datos?
Una evaluación jurídica inicial de protección de datos es un análisis que permite a las empresas identificar su estado de cumplimiento con la normativa y detectar posibles áreas de riesgo.
Objetivos de la evaluación jurídica inicial
- Identificar brechas en el cumplimiento del RGPD: La evaluación permite detectar áreas de incumplimiento y priorizar aquellas con mayores riesgos que requieren acción inmediata.
- Evaluar las prácticas actuales de protección de datos: Analizar la gestión de datos personales para asegurar su alineación, entre otros requisitos, con los principios de minimización, exactitud y conservación del RGPD.
- Desarrollar un plan de acción: A partir de los hallazgos, la organización puede establecer recomendaciones concretas y detalladas para mejorar el cumplimiento.
Proceso de una evaluación jurídica inicial de protección de datos
1. Establecimiento del contexto
El primer paso en la evaluación jurídica de protección de datos es comprender el contexto operativo de la organización. Esto incluye revisar su modelo de negocio, los servicios ofrecidos y el tipo de datos personales tratados. Este análisis contextual debe incluir, entre otros aspectos:
- Modelo de negocio: Comprender la actividad empresarial, la naturaleza, el tamaño, la complejidad de las operaciones.
- Entorno regulatorio y legal: Es imprescindible analizar el contexto normativo en el que opera la organización. Cada sector de actividad (como el comercio electrónico, los servicios financieros o la salud) está sujeto a regulaciones específicas que afectan la protección de datos, tanto a nivel nacional como internacional.
- Identificación de las partes interesadas: Clientes, empleados, socios comerciales, proveedores y autoridades de control son algunos de los grupos que tienen intereses en cómo se tratan los datos personales.
2. Inventario y mapeo de tratamientos de datos
El inventario y mapeo de tratamientos de datos permiten a la organización documentar y, por tanto, comprender detalladamente cómo y dónde se recogen, procesan, almacenan y eliminan los datos personales. Este proceso facilita la identificación de posibles áreas de riesgo y ayuda a implementar las medidas necesarias para gestionar los datos conforme a la normativa de protección de datos.
- Canales de recogida de datos: Identificación de todos los canales mediante los cuales se recopilan o registran datos personales (formularios en línea o en papel, aplicaciones móviles, videovigilancia, etc.). Cada método de captación influye en el cumplimiento de ciertos requisitos de la normativa de protección de datos, como el deber de información.
- Clasificación de los datos: Identificación de las distintas categorías de datos personales recogidos y tratados, así como su propósito y nivel de sensibilidad. Asimismo, se consideran los riesgos potenciales para los interesados en caso de una brecha de seguridad.
- Mapeo del flujo de datos: Documentación completa del ciclo de vida de los datos personales, desde su recogida hasta su eliminación final, garantizando una visión integral del tratamiento de los datos en cada etapa.
3. Evaluación de políticas y procedimientos
En esta fase del proceso de evaluación jurídica inicial en protección de datos, es fundamental revisar todos los documentos y políticas relacionados. Esto incluye políticas internas, inventarios, cláusulas informativas, contratos de encargo de tratamiento y procedimientos operativos. Es importante asegurar que estos documentos estén alineados tanto con los requisitos de la normativa de protección de datos como con las prácticas y el contexto específico de la organización.
4. Análisis de brechas (Gap Analysis)
El análisis de brechas permite identificar y documentar las discrepancias entre las prácticas actuales de la organización y los requisitos legales establecidos en el RGPD. Este proceso no solo revela las áreas en las que la organización debe mejorar, sino que, igualmente, prioriza las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento normativo. La metodología incluye:
- Comparación con los requisitos del RGPD: Evaluar el cumplimiento de actividades, procedimientos y políticas con respecto a los principios, derechos, deber de información y medidas de seguridad.
- Documentación y clasificación de las brechas:Registro de cada brecha identificada, especificando el área o práctica afectada y el tipo de incumplimiento observado. Igualmente, se clasifica la brecha según su nivel de impacto y los riesgos asociados para la organización y los interesados.
- Recomendaciones para la corrección de brechas: Desarrollo de recomendaciones concretas y prácticas para subsanar las discrepancias y lograr el cumplimiento normativo. Se priorizan aquellas que sean factibles para la organización según sus recursos y estructura. Estas recomendaciones incluyen acciones específicas que guiarán a la organización en su proceso de mejora y adaptación a los estándares del RGPD.
5. Desarrollo de un plan de cumplimiento y acción
Tras el análisis de brechas, la organización debe crear un plan de acción como hoja de ruta para cerrar las discrepancias y cumplir con el RGPD. Este plan detalla las medidas específicas que la organización debe tomar, estableciendo prioridades y plazos para cada acción, y asignando responsabilidades claras para su ejecución.
- Actualización de documentos y políticas: Creación, revisión y adaptación de políticas de protección de datos, cláusulas informativas y avisos de privacidad, contratos de encargo de tratamiento, etc.
- Implementación de medidas de seguridad: Definición y adopción de medidas de seguridad adaptadas a los riesgos de las actividades y el contexto organizacional.
- Asignación de responsabilidades: Definición de roles y responsabilidades en materia de protección de datos dentro de la organización.
6. Capacitación y concienciación del personal
La formación continua contribuye a que el personal comprenda sus responsabilidades y conozca las mejores prácticas en protección de datos.
Un programa de capacitación y concienciación efectivo debe incluir la sensibilización sobre la importancia de la protección de datos para fomentar una cultura organizativa comprometida. Por otro lado, es necesario ofrecer formación específica según roles y responsabilidades, asegurando que cada miembro del equipo conozca y aplique las medidas de protección adecuadas. De esta forma, se garantiza que todos actúen conforme a su función dentro de la organización.
Cómo AUFERIL puede ayudar
AUFERIL es una firma especializada en consultoría de protección de datos. Los abogados de AUFERIL acompañan a empresas y autónomos en la implementación de prácticas de cumplimiento normativo de manera personalizada y efectiva. En este sentido, ofrecemos servicios integrales que cubren todas las etapas de la evaluación jurídica inicial en protección de datos, incluyendo:
- Análisis preliminar personalizado: Adaptado a las características y necesidades específicas del negocio.
- Inventario y mapeo exhaustivo de datos: Documentación detallada del ciclo de vida de los datos personales.
- Revisión y actualización de políticas: Alineación de documentos y procedimientos para garantizar el cumplimiento normativo vigente.
- Identificación y corrección de brechas: Análisis detallado de discrepancias y desarrollo de un plan de acción priorizado.
- Capacitación del personal: Programas de formación que aseguran que el equipo esté preparado para aplicar las mejores prácticas en protección de datos.
- Definición de roles y responsabilidades: Asignación clara de funciones en protección de datos para fomentar una cultura de cumplimiento en toda la organización.
Para más información sobre cómo podemos apoyar a su organización en el proceso de adecuación a la normativa de protección de datos, contáctenos a través de nuestro correo electrónico info@auferil.es o por teléfono o WhatsApp (+34 676 351 757).