A partir del 1 de diciembre de 2023, todas las empresas con más de 50 empleados están obligadas a implementar un canal de denuncias conforme a lo establecido por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta normativa, también conocida como Ley del canal de denuncias, tiene como objetivo prevenir y sancionar conductas irregulares o delictivas dentro de las empresas, garantizando la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes.
¿Qué es el canal de denuncias?
El canal de denuncias es un sistema interno de comunicación diseñado para que los empleados, proveedores, clientes o cualquier persona relacionada con la empresa puedan denunciar de forma confidencial y, si lo desean, anónima, cualquier comportamiento que consideren irregular, ilegal o que contravenga las políticas internas de la empresa.
Este sistema permite a las empresas detectar irregularidades en áreas como la protección de datos, blanqueo de capitales, competencia, entre otros. Las denuncias pueden realizarse de forma verbal o escrita, y su gestión debe garantizar la protección de los derechos del denunciante.
¿Para qué sirve el canal de denuncias?
El canal de denuncias tiene dos objetivos principales:
- Prevenir y detectar infracciones normativas dentro de la empresa, como fraudes, corrupción o malas prácticas.
- Proteger a los denunciantes de cualquier represalia, asegurando que puedan informar sin temor a ser castigados por la empresa.
Este mecanismo es una herramienta clave en cualquier programa de compliance, ya que facilita la identificación de problemas internos antes de que se conviertan en infracciones legales o reputacionales graves.
¿Por qué es tan importante el canal de denuncias interno?
La importancia de contar con un canal de denuncias radica en tres aspectos esenciales:
- Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con la Ley 2/2023 y otras normativas como el RGPD o la Ley de Blanqueo de Capitales.
- Prevención y control interno: Permite que las organizaciones detecten y solucionen internamente irregularidades, evitando la necesidad de acudir a procesos judiciales.
- Protección del denunciante: Garantiza el anonimato y la confidencialidad, promoviendo que más personas se atrevan a denunciar conductas inapropiadas.
¿Cómo funciona el canal de denuncias?
El funcionamiento del canal de denuncias sigue una serie de pasos estructurados:
- Recepción de la denuncia: El denunciante puede presentar su comunicación a través de los canales habilitados (correo electrónico, teléfono, plataforma web, etc.).
- Acuse de recibo: La empresa debe confirmar la recepción de la denuncia en un plazo de 7 días.
- Investigación: La empresa tiene un plazo de 3 meses para investigar los hechos denunciados y, si es necesario, aplicar las medidas correctivas correspondientes. Este plazo puede extenderse otros 3 meses en casos de especial complejidad.
- Confidencialidad: La denuncia debe ser gestionada de manera confidencial, y la información relacionada con el denunciante, el denunciado y los testigos debe protegerse durante el proceso.
Requisitos del canal de denuncias para empresas
Para que el canal de denuncias sea efectivo y cumpla con la normativa, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Accesibilidad: El canal debe estar disponible para todos los empleados y partes interesadas de la empresa.
- Confidencialidad y anonimato: Se debe garantizar que los datos del denunciante sean confidenciales y que pueda presentar su denuncia de manera anónima si lo desea.
- Registro de denuncias: La empresa debe mantener un registro de las denuncias recibidas, su tramitación y resolución.
- Protección contra represalias: La empresa no puede tomar represalias contra los denunciantes.
- Nombramiento de un responsable: Es necesario designar un responsable del canal de denuncias, que supervise el proceso y garantice su correcta gestión.
¿Qué pasa si mi empresa no lo implementa?
El incumplimiento de la obligación de contar con un canal de denuncias puede acarrear sanciones graves. Las infracciones pueden clasificarse en:
- Leves: Multas de hasta 100.000 €.
- Graves: Multas entre 100.001 € y 600.000 €.
- Muy graves: Multas de hasta 1.000.000 €, además de otras sanciones como la prohibición de contratar con el sector público o recibir subvenciones.
En Auferil, ofrecemos asesoramiento especializado para la implementación y gestión de canales de denuncias, garantizando el cumplimiento normativo de tu empresa. Contáctanos para recibir más información o solicitar un presupuesto a medida.