Riesgos de plantillas genéricas y la importancia del asesoramiento en protección de datos

En un intento por ahorrar tiempo y recursos, muchas empresas recurren a plantillas genéricas (o a servicios de «coste cero» que las utilizan) para cumplir con la normativa vigente. Aunque a primera vista pueden parecer una solución práctica y económica, esta elección puede acarrear serios problemas legales y reputacionales a largo plazo si no se complementa con un adecuado asesoramiento en protección de datos.

¿Qué son las plantillas genéricas y sus beneficios?

Las plantillas genéricas son documentos estándar predefinidos que buscan cubrir los requisitos básicos de la legislación en materia de protección de datos. Incluyen:

• • Políticas de privacidad.

• • Cláusulas informativas.

• • Contratos de encargo de tratamiento.

• • Inventarios o registros (actividades de tratamiento, activos, etc.).

• • Políticas y procedimientos (tramitación de derechos, seguridad, gestión de brechas de seguridad, etc.).

Beneficios (aparentes)  de las plantillas genéricas

1. 1. Ahorro de tiempo y recursos: Al ser documentos ya elaborados, permiten una implementación rápida sin necesidad de dedicar tiempo a su redacción desde cero.

1. 1. Coste reducido: Muchas plantillas están disponibles de forma gratuita o a un coste muy bajo, lo que supone un ahorro económico en comparación con contratar servicios especializados.

1. 1. Facilidad de uso: Están diseñadas para ser sencillas de completar, con campos para rellenar con la información específica de la empresa.

1. 1. Accesibilidad: Se pueden encontrar fácilmente en internet, lo que facilita su obtención inmediata.

Los problemas que pueden causar las plantillas o modelos genéricos

A pesar de sus beneficios iniciales, el uso de plantillas genéricas puede generar múltiples inconvenientes que, en algunos casos, pueden resultar más costosos que la inversión en servicios profesionales.

1. Falta de personalización

Cada empresa es única, con procesos, estructuras y necesidades específicas.

Las plantillas genéricas no contemplan:

• • La naturaleza del negocio: No distinguen entre sectores regulados y no regulados, ni entre empresas B2B o B2C.

• • Tipos de datos tratados: No consideran si se tratan datos sensibles como información médica, financiera o de menores.

• • Flujos de información internos: Ignoran cómo se recogen, almacenan y tratan los datos dentro de la organización.

Esta falta de adaptación puede llevar a que los documentos no reflejen la realidad de la empresa, dejando lagunas legales y operativas.

2. Falta de adecuación a las necesidades y particularidades de la organización

Las plantillas genéricas no tienen en cuenta, por ejemplo:

• • Las políticas internas: Normas y procedimientos ya establecidos que podrían entrar en conflicto con las indicaciones genéricas de la plantilla.

• • Las relaciones con terceros: Contratos con proveedores, socios o clientes que implican transferencias internacionales de datos y requieren cláusulas particulares.
• • Las tecnologías utilizadas: Sistemas informáticos, aplicaciones y plataformas que pueden requerir medidas de seguridad específicas.

3. Cumplimiento deficiente de la normativa

La legislación en materia de protección de datos, particularmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), exige un cumplimiento proactivo y demostrable. Las plantillas genéricas pueden conducir a:

• • Inexactitudes legales: Uso de términos desactualizados o incorrectos que no se ajustan a la normativa vigente.

• • Omisiones importantes: Falta de apartados esenciales que, con carácter general, se derivan del análisis de riesgos o evaluaciones de impacto de las actividades de tratamiento.

• • Medidas de seguridad insuficientes: No contemplan controles específicos necesarios para proteger adecuadamente los datos tratados.

4. Posibles infracciones y sanciones

Un cumplimiento deficiente puede resultar en:

• • Procedimientos sancionadores: La apertura de investigaciones y procesos legales que generan costes adicionales y desgaste reputacional.

• • Sanciones económicas: La AEPD puede imponer multas significativas por incumplimiento, que en algunos casos pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global.

5. Daños a la reputación

El cumplimiento deficiente de la normativa de protección de datos puede provocar:

• • Pérdida de confianza de los clientes: Los interesados (clientes, consumidores, usuarios, empleados, etc.) son cada vez más conscientes de la normativa de protección de datos y sus derechos.

• • Impacto negativo en la marca: Las noticias sobre sanciones en materia de protección de datos pueden difundirse rápidamente, afectando la imagen de la empresa.

• • Ventaja para la competencia: Competidores pueden aprovechar la situación para resaltar sus propias fortalezas en protección de datos.

6. Sensación de no tener la protección de datos como prioridad

El uso de soluciones genéricas puede transmitir:

• • Falta de compromiso: Indica que la empresa no invierte en cumplir con la normativa de protección de datos y proteger adecuadamente los datos personales.

• • Descuido en aspectos legales: Puede interpretarse como una actitud negligente hacia el cumplimiento normativo.

• • Riesgo potencial para socios y colaboradores: Empresas asociadas pueden reevaluar relaciones comerciales si perciben riesgos en el cumplimiento inadecuados de datos.

Los beneficios de tener un abogado especializado en el asesoramiento de protección de datos

Contar con un abogado especializado en protección de datos aporta múltiples ventajas que superan con creces el aparente ahorro de las plantillas genéricas.

1. Asesoramiento en protección de datos personalizado

• • Análisis integral de la empresa y su contexto: Estudio previo detallado del sector, las actividades de tratamiento, datos tratados, categorías de interesados, mecanismos de recogida de datos y procedencias de éstos, existencia de encargados o destinatarios, etc.

• • Adaptación al sector y mercado: Conocimiento de las regulaciones específicas que afectan a cada industria.

• • Identificación de necesidades particulares: Detección de áreas prioritarias y propuestas de soluciones a medida.

2. Cumplimiento normativo integral

• • Actualización constante: Los abogados especializados están al día con los cambios legislativos y jurisprudenciales.

• • Documentación legalmente sólida: Redacción de políticas y contratos que cumplen con rigor con la normativa.

• • Acreditación de cumplimiento: Generación de evidencia documental que demuestre la conformidad ante posibles inspecciones.

• • Evaluaciones de impacto: Análisis de riesgos específicos para los derechos y libertades de los interesados.

• • Implementación de medidas de seguridad adecuadas: Propuestas de controles técnicos y organizativos eficaces.

• • Planificación ante incidentes: Diseño de protocolos para la gestión de brechas de seguridad y notificaciones obligatorias.

3. Valor añadido

• • Formación y sensibilización: Programas de capacitación para empleados que fomentan una cultura de protección de datos.

• • Mejora en procesos internos: Optimización de flujos de información y reducción de redundancias.

• • Ventaja competitiva: Demostrar un compromiso serio con la privacidad puede ser un diferenciador en el mercado.

4. Soporte legal continuo

• • Asistencia en procedimientos: Representación y defensa ante reclamaciones o inspecciones de autoridades.

• • Consultoría permanente: Resolución de dudas y asesoramiento en nuevas iniciativas o proyectos.

• • Actualización de documentación: Revisión y adaptación periódica de políticas y contratos según evolucione la normativa.

Servicios de asesoramiento en protección de datos que ofrece Auferil

En Auferil, ofrecemos una gama completa de servicios para garantizar una protección de datos efectiva y personalizada:

1. Asesoramiento jurídico especializado: Consultoría y diagnóstico inicial.

2. Elaboración de documentos a medida: Políticas, cláusulas y contratos adaptados.

3. Análisis de riesgos y evaluaciones de impacto: Identificación y mitigación de riesgos.

4. Formación y capacitación: Programas para empleados y directivos.

5. Designación y soporte al DPD: Asistencia en el nombramiento y funciones del Delegado de Protección de Datos.

6. Auditorías periódicas: Revisiones para asegurar el cumplimiento continuo.

7. Gestión de brechas de seguridad: Protocolos y notificaciones a la AEPD.

8. Representación legal: Defensa en procedimientos y gestión de reclamaciones.

Conclusión

Si bien las plantillas genéricas pueden parecer soluciones rápidas y económicas, su uso sin una adaptación a las necesidades específicas de cada organización y el acompañamiento de un asesoramiento en protección de datos profesional y cualificado puede acarrear riesgos significativos (tanto económicos como reputacionales).

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Para más información sobre cómo podemos ayudarle, no dude en contactarnos. Estamos a su disposición para ofrecerle asesoramiento en protección de datos y soluciones a medida que se ajusten a las necesidades específicas de su organización.