Implementar un canal de denuncias no solo es una exigencia legal para muchas empresas, sino también una oportunidad para mejorar la ética corporativa y prevenir riesgos. En esta guía, exploraremos paso a paso cómo diseñar e implementar un canal de denuncias efectivo, la normativa aplicable y sus beneficios.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es un sistema confidencial y seguro que permite a empleados, clientes, proveedores o cualquier parte interesada informar sobre irregularidades, comportamientos no éticos, infracciones normativas dentro de una organización, así como denunciar la comisión de delitos.
Tipos de canales de denuncias
- Internos: Gestionados directamente por la organización. Incluyen herramientas como plataformas digitales, buzones físicos o líneas telefónicas internas.
- Externos: Administrados por terceros especializados o autoridades externas, como la Autoridad Independiente de Protección al Informante en España.
Normativa aplicable
La Ley 2/2023 regula los canales de denuncias en el país, destacando los siguientes puntos:
- Obligatoriedad: Empresas con más de 50 empleados y sectores específicos deben implementar un canal.
- Protección del denunciante: Se prohíben represalias contra los informantes.
- Plazos de actuación: Confirmación de recibo en 7 días y resolución en un máximo de 3 meses.
- Sanciones por incumplimiento: Multas de hasta 1 millón de euros para personas jurídicas.
Por otro lado, el artículo 31 bis del Código Penal español establece que las empresas son responsables penalmente por delitos cometidos en su nombre o beneficio por sus representantes legales o empleados con poder de decisión. También responde si no cumple con sus deberes de supervisión y control, permitiendo irregularidades.
La reforma de la Ley Orgánica 1/2015 promovió los sistemas de compliance y canales de denuncias como herramientas clave para prevenir delitos y demostrar el compromiso ético de la empresa.
Pasos para implementar un canal de denuncias
Diseñar el canal
- Identifica las necesidades: Define qué tipo de denuncias se recibirán y qué herramientas serán más efectivas.
- Selecciona el formato: Digital (plataformas web, apps), telefónico o físico.
- Define la normativa interna: Crea un reglamento que detalle el funcionamiento del canal, los derechos de los denunciantes y las medidas de protección.
Nombrar responsables
- Asigna a un equipo o persona responsable de gestionar las denuncias, preferiblemente con independencia organizacional.
- Garantiza la formación en gestión ética y legal de denuncias.
Garantizar la confidencialidad y el anonimato
- Diseña procesos que protejan la identidad del denunciante y los datos sensibles de las personas implicadas.
- Usa tecnologías que permitan comunicación bidireccional anónima, como formularios digitales encriptados.
Establecer procedimientos
- Recepción de denuncias: Define un sistema para registrar cada caso.
- Investigación: Establece protocolos para analizar la validez de las denuncias.
- Resolución: Diseña un plan de acción para abordar las denuncias confirmadas, desde medidas disciplinarias hasta ajustes en políticas internas.
Formación y sensibilización
- Educa a los empleados sobre el uso del canal y la importancia de reportar irregularidades.
- Promueve una cultura de confianza y no represalias.
Monitoreo y mejora continua
- Realiza auditorías periódicas para evaluar la efectividad del canal.
- Adapta el sistema según las necesidades y cambios normativos.
Servicios de AUFERIL para la implementación de canales de denuncias
En AUFERIL, contamos con abogados expertos en asesoramiento normativo y compliance, ofreciendo servicios específicos en la implementación y gestión de canales de denuncias.
Nuestros servicios incluyen:
1. Diseño e implementación personalizada:
- Evaluamos tus necesidades específicas para diseñar un canal de denuncias que cumpla con la normativa y se integre eficazmente en tu estructura organizativa.
- Ofrecemos soluciones digitales seguras que garantizan la confidencialidad y el anonimato.
2. Asesoramiento en compliance:
- Ayudamos a alinear el canal con la Ley 2/2023 y el RGPD, asegurando el cumplimiento normativo integral.
- Redacción y revisión de reglamentos internos, políticas de uso y procedimientos de tramitación.
3. Gestión externa del canal de denuncias: Proporcionamos un servicio externo de recepción y análisis de denuncias, garantizando la imparcialidad y reduciendo la carga administrativa para tu equipo interno.
4. Formación y sensibilización: Ofrecemos programas de formación para empleados y responsables, promoviendo una cultura de ética y transparencia en la organización.
5. Auditorías y seguimiento: Realizamos auditorías periódicas para evaluar la eficacia del canal y sugerir mejoras basadas en las mejores prácticas.
6. Soporte legal continuo: Asistencia jurídica ante situaciones derivadas de las denuncias recibidas, incluyendo investigaciones internas o acciones legales.
Contáctanos y descubre cómo podemos facilitar la implementación de un canal de denuncias que haga la diferencia en tu organización.